M365 环境下日程管理

召开活动的时候会有密集的人员（ 20 人左右）、会议安排，原本是维护在 excel 里面，横轴对应不同的人，纵轴是时间序列，半小时一个单元格，一小时的会议就合并单元格。更新的时候找到人的列，找到时间的行更新上去（包括会议内容、会议室）
但是这个 excel 有几个麻烦的地方：
1. 会议如果冲突了，不容易直观地看出来。
2. 会议室如果不够坐，超过人数限制，不会实时反馈
3. 不同会场之间，开车要多久希望能够反映出来
4. 添加日程的动作希望由 AI 来帮助做。

公司里对这类文档设计到员工信息或安排的内容有很严格的安全策略，不让用 Copilot Studio （ M365 的 agent 开发工具），AI Builder 也不行。有什么办法能解决这些需求？